Mise à jour du registre UBO : obligation de documentation supplémentaire pour le 30 avril au plus tard !

Depuis la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux, un registre des bénéficiaires effectifs, également appelé registre UBO (“Ultimate Beneficial owner“), a été introduit en Belgique. Une obligation supplémentaire de documentation a récemment été introduite. 

Obligation 

La législation susmentionnée impose deux obligations importantes : 

• Chaque société ou entité juridique doit confirmer / mettre à jour la liste de ses bénéficiaires effectifs au plus tard le 30 avril 2021 et ce annuellement ; 

• L’obligation de joindre “tout document” prouvant que les informations enregistrées dans le UBO doivent être suffisantes, exactes et à jour.   

Cette deuxième obligation a été initialement omise en raison de problèmes techniques liés à la mise en œuvre du registre de l’UBO. Cependant, les problèmes techniques sont maintenant résolus et le législateur a décidé que les documents supplémentaires doivent finalement être enregistrés.  

Documentation 

Pour satisfaire à la deuxième obligation, il peut être présenté “un extrait du registre des actions, les statuts de la société, (i) de l’asbl, du trust ou de la construction juridique similaire, une convention d’actionnaires, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il provient d’un pays tiers)”.  

Important : le législateur garantit que ces documents ne seront accessibles qu’aux autorités compétentes et ne pourront en aucun cas être consultés par les entités déclarantes ou par le grand public en général. 

Date limite : 30 avril 2021 ! 

Les entités déclarantes qui ont déjà enregistré leur UBO avant le 11 octobre 2020 ont jusqu’au 30 avril 2021 au plus tard pour télécharger des documents supplémentaires. Depuis octobre 2020, les nouvelles inscriptions UBO ne peuvent être effectuées que si les documents susmentionnés sont téléchargés. 

Nous vous rappelons que les représentants légaux risquent de lourdes amendes (250 à 50 000 euros) si cette obligation n’est pas respectée. 

Décision 

En raison de la nouvelle obligation de documentation, il est impératif de revoir votre inscription au registre UBO. HLB se fera un plaisir de vous aider pour (i) l’enregistrement de la confirmation / mise à jour annuelle des bénéficiaires effectifs et (ii) la transmission/téléchargement  des documents qui démontrent que les données enregistrées sont adéquates, correctes et à jour.