Update UBO-register: bijkomende documentatieverplichting tegen uiterlijk 30 april!

Sinds de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld, is er in België een register van uiteindelijke begunstigden ingevoerd, ook wel het UBO-register (‘Ultimate Beneficial owner’). Sinds kort geldt een bijkomende documentatieverplichting. 

Verplichting 

Voernoemde wetgeving houdt twee belangrijke verplichtingen in: 

• elke vennootschap of juridische entiteit moet ten laatste voor 30 april 2021 haar uiteindelijke begunstigden registreren én ze jaarlijks bevestigen/bijwerken; 

• de verplichting om “elk document” toe te voegen waaruit blijkt dat de geregistreerde UBO-informatie toereikend, accuraat en actueel is;  

Deze tweede verplichting werd aanvankelijk, wegens technische problemen met de UBO-toepassing, achterwege gelaten. Echter, inmiddels zijn de technische problemen achter de rug en heeft de wetgever beslist dat nu toch bijkomende documenten geregistreerd moeten worden.  

Documentatie 

Om aan de tweede verplichting te voldoen, kan men “een uittreksel van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of soortgelijke juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte of enig ander document (gelegaliseerd indien het afkomstig is uit een derde land)” voorleggen.  

Belangrijk: de wetgever garandeert dat deze documenten uitsluitend toegankelijk zullen zijn voor de bevoegde autoriteiten en in geen geval door de rapporterende entiteiten of het publiek in het algemeen geconsulteerd kunnen worden. 

Deadline: 30 april 2021! 

Informatieplichtigen die reeds vóór 11 oktober 2020 hun UBO registreerden, hebben tot uiterlijk 30 april 2021 de tijd om bijkomende documenten op te laden. Sinds oktober 2020 kunnen nieuwe UBO-registraties enkel mits opladen van bovenvermelde documenten worden gedaan. 

Wij herinneren u eraan dat de wettelijke vertegenwoordigers hoge boetes riskeren (250 euro tot 50.000 euro) indien niet aan deze verplichting wordt voldaan. 

Besluit 

Ingevolge de nieuwe documentatieverplichting dringt een review van uw UBO-registratie zich op. HLB staat u graag bij met (i) het registreren van de jaarlijkse bevestiging van de uiteindelijke begunstigden en (ii) de toezending van documenten die aantonen dat de geregistreerde gegevens adequaat, juist en up-to-date zijn.