Dans le cadre des mesures visant à limiter l’impact du virus Covid-19, une obligation temporaire de télétravail a été introduite pour tous les postes pour lesquels cela est possible.
Dans sa circulaire du 26 février 2021, l’administration fiscale a inclus un certain nombre de dispositions concernant les frais propres à l’employeur pour le télétravail, qui ne sont plus limitées aux périodes de télétravail obligatoire, mais s’appliquent désormais de manière générale.
A compter du 1er avril 2020, l’indemnité forfaitaire mensuelle pour le remboursement des coûts du télétravail régulier et structurel en tant que dépense propre à l’employeur s’élève à 129,48 euros. Exceptionnellement, ce montant sera porté à 144,31 euros pour les mois d’avril, mai et juin 2021.
Ce montant forfaitaire mensuel global peut en outre être combiné avec les montants forfaitaires suivants :
– une allocation de 20 euros maximum par mois pour l’utilisation professionnelle d’une connexion et d’un abonnement internet privés ; et
– une indemnité de 20 euros maximum par mois pour l’utilisation professionnelle de l’ordinateur privé avec ses périphériques ; ou
– une allocation de maximum 10 euros par mois pour l’utilisation professionnelle d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante/scanner sans ordinateur privé (5 euros par mois par appareil avec une limite absolue de 10 euros par mois pour l’ensemble des appareils).
Les montants forfaitaires mensuels (cumulés) ont été acceptés non seulement par les autorités fiscales, mais aussi par l’ONSS et sont donc exonérés de précompte professionnel et de cotisations de sécurité sociale.
Un accord préalable du département compétent n’est plus requis pour l’application du montant cumulé.
Le caractère régulier et structurel du travail à domicile est évalué sur une base mensuelle et il est exigé que l’équivalent d’au moins un jour de travail par semaine soit effectué à domicile.
Outre les forfaits susmentionnés, la circulaire prévoit également le remboursement de frais de bureau moins courants (par exemple, chaise de bureau, bureau, armoire de bureau, deuxième écran, imprimante/scanner, écouteurs, etc.) à considérer comme des “frais propres à l’employeur” sur la base de pièces justificatives réelles (par exemple, des factures) et à condition qu’ils soient nécessaires à l’exercice normal de l’activité professionnelle à domicile. Le remboursement doit être réparti sur la période normale d’utilisation :
– chaise de bureau : 10 ans
– bureau : 10 ans
– armoire de bureau : 10 ans
– lampe de bureau : 5 ans
– un deuxième écran d’ordinateur : 3 ans
– imprimante/scanner : 3 ans
– autres équipements périphériques : 3 ans.
L’octroi des frais propres à l’employeur doit être mentionné sur la fiche 281.10 en inscrivant “OUI-normes sérieuses” dans la case 27 “informations diverses”. A partir de la période de revenus 2022, le montant total des remboursements au titre de frais propres à l’employeur devra toujours être mentionné sur la fiche 281.10.
Dans le cadre d’une application étendue du travail à domicile, il est probablement souhaitable au sein de votre entreprise de mettre à jour la politique actuelle en tenant compte des nouvelles dispositions. Si, en plus des indemnités pour le travail à domicile, vous souhaitez également rembourser d’autres frais à l’employeur, une demande de ruling peut être appropriée. Votre personne de contact au sein de HLB peut vous fournir des conseils supplémentaires à cet égard.
