Update op de btw-ketting: Aanvullingen en verduidelijkingen

Na de initiële communicatie over de hervorming van de btw-ketting die op 1 januari 2025 van kracht wordt (met enkele luiken vanaf 1 mei), zijn er inmiddels verdere verduidelijkingen en aanvullingen bekendgemaakt. Deze aanvullingen, afkomstig uit FAQ’s, bijkomende administratieve richtlijnen en praktijkervaringen, geven meer duidelijkheid over de toepassing van bepaalde aspecten en brengen op enkele punten nieuwe verplichtingen of versoepelingen met zich mee.

In dit vervolgartikel geven we een overzicht van de belangrijkste updates sinds december 2024, zodat u uw processen en compliance verder kunt afstemmen op de meest actuele stand van zaken.

1. Provisierekening – verduidelijkingen in de praktijk

Sinds de aankondiging van de afschaffing van de btw-rekening-courant per 1 mei 2025 is duidelijk geworden dat de provisierekening een centrale rol zal innemen in het financieel beheer van btw-tegoeden. Ondertussen is bevestigd dat terug te vorderen saldi die niet expliciet via de aangifte worden teruggevraagd, automatisch op deze provisierekening worden geboekt.

Wat opvalt in de praktijk is dat deze provisierekening niet alleen dient voor overschotten uit reguliere aangiften, maar dat ondernemingen ook proactief bedragen kunnen storten voor toekomstige btw-schulden – bijvoorbeeld als buffer bij verwachte naheffingen. Dit biedt meer flexibiliteit, maar vergt tegelijk een striktere interne opvolging.

2. Termijnen en toleranties – bevestiging zomerregeling en deadlines

Waar vroeger een zekere soepelheid bestond in de vorm van “zomerregelingen” en uitstel tot de eerstvolgende werkdag bij een deadline die in het weekend viel, heeft de administratie inmiddels bevestigd dat deze toleranties niet langer gelden. Concreet betekent dit dat indien een indienings- of betalingsdeadline op een zaterdag, zondag of feestdag valt, er géén uitstel wordt verleend tot de volgende werkdag. De verplichting blijft dan gelden op de exacte datum. Voor maandaangevers zou deze tolerantie van de “eerstvolgende werkdag” nog wel gelden.

3. Vervangende aangifte – eerste toepassingen en aandachtspunten

Een belangrijke vernieuwing is de automatische opmaak van een vervangende aangifte indien een belastingplichtige gedurende drie maanden geen btw-aangifte indient. Uit eerste signalen blijkt dat deze aangifte standaard wordt gebaseerd op het hoogste verschuldigde btw-bedrag van de laatste 12 maanden, met een minimumbedrag van €2.100. Deze maatregel moet ondernemers stimuleren om hun verplichtingen tijdig na te komen.

Na ontvangst van een aangetekende kennisgeving heeft men één maand tijd om alsnog een correcte aangifte in te dienen. Gebeurt dit niet, dan wordt het voorstel definitief en vormt het een basis voor inning. Ondernemingen hebben nog steeds de mogelijkheid om een bezwaarschrift in te dienen, maar dit moet binnen zes maanden gebeuren na kennisgeving van de definitieve vervangende aangifte.

De administratie lijkt voorlopig vooral te focussen op hardnekkige laatkomers of bedrijven met herhaaldelijke niet-indieningen. Toch is het aangewezen om waakzaam te blijven, zeker bij wijziging van btw-activiteiten of tijdelijke inactiviteit.

4. Teruggaafprocedure – strengere voorwaarden en controledruk

De afschaffing van de maandelijkse teruggaafvergunning betekent dat btw-teruggaven voortaan alleen nog kunnen worden aangevraagd via de reguliere btw-aangifte van het desbetreffende tijdvak. Ondernemingen moeten hierbij het juiste vakje aankruisen én aan een aantal voorwaarden voldoen, waaronder een tijdige indiening van de voorbije zes aangiften.

Er komt ook een verscherpte controle bij teruggaafverzoeken. In de praktijk blijkt dat de btw-administratie frequenter bijkomende informatie opvraagt vooraleer tot terugbetaling wordt overgegaan, vooral bij nieuwe of inactieve btw-plichtigen, of bij opvallende teruggaafbedragen.

Tot slot

We merken hierbij graag op dat buiten de strikt juridische wijzigingen, deze hervorming een grote impact heeft op de operationele activiteiten van de onderneming. Interne procedures en software zullen moeten aangepast worden. Heb je hierbij hulp nodig of vragen in het algemeen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met je vertrouwde HLB-medewerker.

Ontdek alle artikels via www.hlb.be .