Als één van de maatregelen om de impact van het Covid-19 virus in te perken, werd tijdelijk verplicht telewerk ingevoerd voor alle functies waarvoor dit mogelijk is.
In haar circulaire van 26 februari 2021 heeft de belastingadministratie een aantal bepalingen opgenomen inzake kosten eigen aan de werkgever voor telewerk, die niet langer beperkt blijven tot de periodes van verplicht telewerk maar voortaan algemeen gelden.
Met ingang van 1 april 2020 bedraagt de maandelijkse forfaitaire vergoeding voor de terugbetaling van kosten van regelmatig en structureel telewerk als kost eigen aan de werkgever 129,48 euro. Uitzonderlijk zal dit bedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 verhoogd worden naar 144,31 euro.
Dit algemeen maandforfait kan nog gecumuleerd worden met volgende forfaitaire bedragen:
- een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en
- een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of
- een vergoeding van maximum 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5 euro per maand per toestel met een absolute begrenzing van 10 euro per maand voor alle toestellen samen)
De (gecumuleerde) forfaitaire maandbedragen zijn niet alleen door de belastingdienst, maar ook door de RSZ aanvaard en aldus vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen.
Voor toepassing van het gecumuleerd bedrag is niet langer een voorafgaand akkoord van de rulingdienst vereist.
Het regelmatig en structureel karakter van het thuiswerk wordt geëvalueerd op maandbasis en vereist is dat het equivalent van minstens één werkdag per week van thuis uit wordt gewerkt.
Naast bovenvermelde forfaitaire bedragen voorziet de circulaire tevens in een terugbetaling van minder courante kantoorkosten (o.a. bureaustoel, bureautafel, bureaukast, tweede beeldscherm, printer/scanner, hoofdtelefoon…) aan te merken als ‘kosten eigen aan de werkgever’ op basis van werkelijke bewijsstukken (o.a. facturen) en mits noodzakelijk voor de uitoefening van de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze. De terugbetaling zal gespreid moeten gebeuren over de normale gebruiksduur :
- bureaustoel: 10 jaar
- bureautafel: 10 jaar
- bureaukast: 10 jaar
- bureaulamp: 5 jaar
- een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar
- printer/scanner: 3 jaar
- andere randapparatuur: 3 jaar.
Van de toekenning van kosten eigen aan de werkgever dient melding gemaakt op de fiche 281.10 door de vermelding “JA-ernstige normen” op te nemen in vak 27 “diverse inlichtingen”. Vanaf inkomsten 2022 zal op de fiche 281.10 steeds het totale bedrag van de terugbetalingen als kosten eigen aan de werkgever vermeld moeten worden.
In het kader van een verruimde toepassing van het thuiswerk, is het wellicht binnen uw onderneming aangewezen om de huidige policy te actualiseren rekening houdend met de nieuwe bepalingen. Als u naast de vergoedingen voor thuiswerk tevens andere kosten eigen aan de werkgever wenst terug te betalen, kan een rulingaanvraag evenwel aangewezen zijn. Uw HLB contactpersoon kan u hierbij verder begeleiden.
