Opgepast met terugbetaling van kosten door de vennootschap!

In het kader van de circulaire over de terugbetaling van kosten in het kader van thuiswerk (circulaire 2021/C/20, 26.02.2021), lanceerde de administratie nieuwe inzichten in de terugbetaling van reële kosten die werden betaald door een werknemer/bedrijfsleider maar die ten laste van de vennootschap vallen. Het handelt hier aldus om werkelijk gedane kosten, niet om een forfaitaire kostenvergoeding.

Tot en met inkomstenjaar 2021 moesten dergelijke bedragen niet worden vermeld op de fiches 281.10 (werknemers) en 281.20 (bedrijfsleiders). De fiscus besliste de administratieve praktijk te verstrengen waardoor vanaf inkomstenjaar 2022 deze bedragen er wel op moeten.

Dit houdt onder andere volgende administratieve verplichtingen met zich mee:

• Kosten vermeld op expense notes/reële kostenvergoedingen/kleine kosten die ten laste van de werkgever vallen, maar die initieel werden betaald door de werknemer er vervolgens werden terugbetaald door de werkgever: op fiche
• Kosten voorgeschoten door de bedrijfsleider dewelke vervolgens worden terugbetaald door de vennootschap: op fiche.

Concrete gevallen:

• Werknemer X brengt een werkbezoek aan klant Y en dient betalend te parkeren. Werknemer X betaalt dit parkeerbonnetje, waarop de werkgever dit terugbetaalt.
• Bedrijfsleider Z gaat uiteten met klant Y en betaalt het restaurantbezoek met zijn/haar privékaart. Vervolgens schrijft bedrijfsleider Z het bedrag van de vennootschapsrekening terug over naar zijn/haar privérekening en stopt het btw-bonnetje in de boekhouding.

Aanbevelingen:

• Werknemers: er dient met het sociaal secretariaat te worden afgestemd hoe het nodige kan worden voorzien (bv. doorsturen onkostennota’s). Voor hogere werknemersprofielen kan een bank- en of kredietkaart van de vennootschap worden overwogen;
• Bedrijfsleider: hier dient tevens met het sociaal secretariaat / HLB worden afgetoetst hoe de administratieve druk kan worden verminderd. In veel gevallen zal een bank- en of kredietkaart van de vennootschap soelaas bieden.

Risico:

In principe zijn alle vergoedingen die worden toegekend door de vennootschap een belastbare wedde, tenzij deze vrijgesteld is. Indien de fiscus de voormelde ficheverplichting koppelt aan de vrijstelling, zou, o.i. in het meest negatieve geval, de niet-aangifte kunnen leiden tot de belastbaarheid van de betaalde sommen. De niet-aftrekbaarheid van de kost in de vennootschap is tevens een mogelijk risico. Een foute fiche kan eveneens aanleiding geven tot administratieve boetes of belastingverhogingen.

Aarzel niet uw vertrouwde HLB-contact te contacteren voor verdere duiding en uitleg.