Naast de invoering van een digitale brievenbus voor de burgers heeft de overheid ook voorzien in een digitale-e-Box Enterprise voor de ondernemingen.
Deze e-Box is een beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicaties tussen de onderneming en de diverse overheidsinstellingen (RSZ, RVA, FOD Financiën, FOD Economie, NBB, FOD justitie … ) centraliseert.
In de e-Box komen o.a. de overheidsbrieven (in pdf) of de linken naar documenten die zich bevinden op een ander overheidsportaal. Voorbeelden van documenten zijn o.a. voorafbetalingen, enquêtes, betalingsbewijzen, verkeersboetes, aanslagbiljetten, dwangbevel, RSZ documenten …
Voor sommige overheidsdiensten kan U reeds digitaal antwoorden op de ontvangen berichten. Later zal het ook mogelijk zijn om naar de e-box van de overheidsdiensten berichten/documenten te sturen.
Wij krijgen diverse meldingen dat berichten enkel en alleen nog in deze e-Box aangeleverd worden.
Wel is het van groot belang dat men een policy in de onderneming opstelt wie deze e-Box opvolgt. Het gevaar schuilt er immers in dat men deze berichten niet bekijkt met boetes en nalatigheidsintresten tot gevolg (vb. fiscale termijnen die niet gerespecteerd worden.)
Wij raden daarom aan dat U bij de activering onmiddellijk een correct opvolgbaar emailadres opgeeft in het portaal en een persoon aanduidt in de onderneming die deze berichten nauwgezet opvolgt.
Opgelet! De e-Box is geen permanent digitaal archief wat betekent dat eens de geldigheidsduur van een document verstreken het verwijderd zal worden. U dient met andere woorden deze digitale documenten te bewaren op uw eigen opslagruimte.
Enkel een wettelijk vertegenwoordiger van Uw onderneming kan de e-Box van de onderneming activeren.
Hiervoor dient U de stappen te volgen op de site: https://www.eboxenterprise.be/nl/index.html
Last but not the least: de e-Box Enterprise kan U niet deactiveren !
Indien u meer informatie terzake wenst, aarzel niet uw vertrouwd HLB-expert te contacteren.